Szanowni Państwo,
Uprzejmie informujemy, że firma Gemfin sp. z o.o. przetwarza zebrane od Pani/Pana dane oraz Pani/Pana dane pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych, tj. m. in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Wśród nich znajdują się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej nazwa RODO), mają charakter danych osobowych.
W związku z tym, pragniemy poinformować Panią/Pana o zasadach przetwarzania przez Gemfin tychże danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu w związku z tym prawach. Jednocześnie zapewniamy, że należycie dbamy o Pani/Pana prywatność i w żaden sposób nie zwiększamy naszych uprawnień. Pani/Pana dane osobowe są u nas bezpieczne, a zgodę na ich zbieranie i przetwarzanie może Pani/Pan wycofać w każdej chwili, zgodnie z postanowieniami ”Informacji o ochronie danych osobowych”.
Informacja o ochronie danych osobowych
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Gemfin sp. z o.o., ul. Świętojańska 2A, 41-400 Mysłowice NIP: 2220916096 REGON: 383951388, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód Wydział VIII Gospodarczy pod numerem KRS 0000795726 (dalej nazwa Administrator lub Gemfin). Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: ul. Świętojańska 2A, 41-400 Mysłowice, adresem email: biuro@gemfin.pl.
2. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe zwykłe w zakresie:
– imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, adres do kontaktu, firma reprezentowanego podmiotu, numer telefonu, stanowisko, numer rachunku bankowego,
– w przypadku przedsiębiorców przetwarzamy dodatkowo: NIP, REGON, adres siedziby,
– w przypadku, gdy przy zakupie produktów oferowanych przez Gemfin korzysta Pani/Pan z zewnętrznych źródeł finansowania lub na Pani/Pana prośbę przedstawiana jest oferta takiego finansowania, przetwarzamy również dane zawarte w dokumentach finansowych.
Gemfin nie przetwarza Pani/Pana danych wrażliwych.
Podanie danych w zakresie: firma reprezentowanego podmiotu, NIP, REGON, adres siedziby (lub imię i nazwisko w przypadku osób prywatnych) jest wymogiem ustawowym (ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 z późn. zm. paragraf 106e ) w przypadku, gdy Gemfin wystawia dla Pani/Pana dokumenty księgowe. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości sprzedaży oferowanych przez Gemfin produktów i usług. Podanie pozostałych danych nie jest wymogiem ustawowym i jest dobrowolne, a konsekwencją ich nie podania jest utrudnienie lub wydłużenie czasu komunikacji pomiędzy Panią/Panem a Gemfin (w przypadku danych kontaktowych, tj. numer telefonu, numeru fax, adresu e-mail, adresu doręczeń), a w przypadku nie podania numeru prawa wykonywania zawodu – niemożność umieszczenia tej informacji na zaświadczeniu uzyskania punktów edukacyjnych (w przypadku, gdy korzysta Pani/Pan z usług szkoleniowych i edukacyjnych oferowanych przez Gemfin).
3. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, tj. w oparciu o niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celach mieszczących się w zakresie działalności gospodarczej Gemfin, ujawnionym w Rejestrze KRS, polegającej na: oferowaniu i sprzedaży produktów medycznych, farmaceutycznych oraz innych znajdujących zastosowanie w podmiotach leczniczych, które przyczyniają się poprawy dostępności i jakości usług medycznych w Polsce oraz usług polegających na naprawie i konserwacji urządzeń medycznych i elektronicznych oraz usług szkoleniowych i edukacyjnych, a także do celów realizacji umów oraz zamówień dotyczących w/w produktów i usług. W szczególności dane te przetwarzane są w celu komunikacji, prowadzenie w działań marketingowych w tym prowadzenia marketingu bezpośredniego przygotowania ofert, informacji handlowych, zamówień, dokumentów księgowych, umów, protokołów, kart gwarancyjnych, raportów serwisowych, opinii oraz paszportów technicznych, certyfikatów oraz innych dokumentów, które mogą okazać się potrzebne do realizacji w/w celów, w celu obsługi zgłoszeń serwisowych, reklamacji oraz zapytań związanych z oferowanymi przez Gemfin produktami i usługami, a także w celu realizacji obowiązku uczestniczenia przez Gemfin w działaniach dotyczących bezpieczeństwa wyrobów, o którym mowa w ustawie o wyrobach medycznych, które Gemfin wprowadza do obrotu, do używania, dostarcza lub udostępnia swoim klientom, jak również w celu spełnienia obowiązków nałożonych na Gemfin przepisami prawa, w tym obowiązków rachunkowych i podatkowych, a ponadto w celach archiwizacyjnych i statystycznych.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Gemfin , którymi są między innymi:
– oferowaniu i sprzedaży produktów medycznych, farmaceutycznych oraz innych znajdujących zastosowanie w podmiotach leczniczych oraz usług polegających na naprawie i konserwacji urządzeń medycznych i elektronicznych oraz usług szkoleniowych i edukacyjnych, które przyczyniają się poprawy dostępności i jakości usług medycznych w Polsce,
– prowadzenie w działań marketingowych w tym prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług oferowanych przez Gemfin ,
– kontaktowanie się z Panią/Panem, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji,
– wsparcie dla usług finansowych i ubezpieczenia zakupionych produktów,
– zapewnienie obsługi usług płatniczych,
– obsługa Pani/Pana próśb, zgłoszeń, zapytań, reklamacji przekazywanych Gemfin poprzez dostępne kanały komunikacji,
– windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
– prowadzenie analiz statystycznych,
– przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych, oraz w celu spełnienia obowiązków nałożonych na Gemfin przepisami prawa, w tym obowiązków rachunkowych i podatkowych,
– uczestniczenie w działaniach dotyczących bezpieczeństwa wyrobów, o którym mowa w ustawie o wyrobach medycznych, które Gemfin wprowadza do obrotu, do używania, dostarcza lub udostępnia swoim klientom.
5. Administrator informuje, iż może przekazywać Pani/Pana dane osobowe następującym odbiorcom dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:
a) podmiotom, z którymi Gemfin posiada zawartą lub zawrze umowę przetwarzania danych osobowych lub umowę współpracy w celu realizacji swoich zobowiązań wobec Pani/Pana, realizacji obowiązków Gemfin przewidzianych prawem, ochrony praw Gemfin zgodnie z przepisami prawa oraz realizacji uzasadnionego interesu Gemfin w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych; w szczególności Gemfin może przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom takim jak:
– producenci oferowanych oraz serwisowanych przez Gemfin produktów medycznych oraz ich przedstawiciele na terenie Unii Europejskiej lub na ternie Polski oraz dystrybutorzy, w przypadku jeżeli Gemfin dostarcza Pani/Panu oferowane produkty lub zapewnia usługi serwisowe dla posiadanego przez Panią/Pana produktów,
– podmioty profesjonalnie zajmujące się usługami księgowymi i doradztwem podatkowym prowadzącym księgowość Gemfin – w przypadku, gdy Gemfin wystawi dla Pani/Pana dokumenty księgowe,
– podmioty świadczące usługi w zakresie transportu przesyłek listownych i innych, takie jak Poczta Polska oraz firmy spedycyjne – w przypadku, gdy Gemfin przesyła Pani/Panu listy lub inne przesyłki tą drogą,
– podmioty zapewniające usługi płatnicze oraz banki – w przypadku, gdy dokonuje Pan/Pani płatności na rzez Gemfin lub Gemfin dokonuje jakichkolwiek płatności na Pani/Pana rzecz,
– banki i inne podmioty finansujące, podmioty umożliwiające weryfikację Pani/Pana historii finansowo-kredytowej, pomioty oferujące usługi ubezpieczeniowe – w przypadku, gdy przy zakupie produktów oferowanych przez Gemfin korzysta Pani/Pan z zewnętrznych źródeł finansowania lub na Pani/Pana prośbę przedstawiana jest oferta takiego finansowania,
– osoby prowadzące szkolenia medyczne (lekarze), Okręgowe Izby Lekarskie oraz Polskie Towarzystwo Ultrasonograficzne – w przypadku, gdy uczestniczy Pani/Pan w szkoleniach medycznych organizowanych przez Gemfin ,
– podmiotom świadczącym usług marketingu mailowego.
Podmioty takie będą zobowiązane na mocy zawartych z Gemfin umów do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić Dane osobowe oraz przetwarzać je wyłącznie zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez Gemfin ,
b) organom nadzorującym, organom władzy i innym osobom trzecim; w przypadku gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, Dane osobowe mogą być przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom) lub podmiotom udzielającym świadczeń.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez Gemfin dane przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, a także dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki, o których mowa w pkt 2 oraz 3 powyżej.
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do:
– żądania dostępu do danych osobowych; osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od Gemfin potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeśli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Gemfin dostarczy Pani/Panu na żądanie kopię Pani/Pana danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się Pani/Pan, Gemfin może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych,
– sprostowania danych osobowych; ma Pani/Pan prawo do sprostowania danych osobowych, które Pani/Pana dotyczą, a które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, ma Pani/Pan prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
– usunięcia danych osobowych (“prawo do bycia zapomnianym”); ma Pani prawo żądania, o ile zachodzą okoliczności przewidziane prawem, niezwłocznego usunięcia dotyczących Pani/Pana danych osobowych, a Gemfin ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć takie dane osobowe,
– ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych; w takim przypadku, Gemfin wskaże na Pani/Pana żądanie takie dane osobowe, a ich przetwarzanie może zostać ograniczone tylko i wyłącznie do określonych celów,
– przenoszenia danych osobowych; pod pewnymi warunkami ma Pani/Pan prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego Pani/Pana dane osobowe, przetwarzane przez Gemfin oraz ma Pani/Pan prawo przesłać te dane osobowe innemu podmiotowi,
– sprzeciwu; w pewnych okolicznościach ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych, a na Gemfin może ciążyć obowiązek zaprzestania przetwarzania takich danych osobowych.
Ponadto jest Pani/Pan uprawniona/uprawniony do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organu będącego jego następcą).
Z powyższych praw można skorzystać poprzez:
– kontakt e-mailowy pod adresem: biuro@gemfin.pl
– kontakt pisemny, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Świętojańska 2A, 41-400 Mysłowice.
Informujemy o możliwości okresowej aktualizacji niniejszej Informacji zgodnie z obowiązującym prawem i w takim przypadku będziemy odpowiednio informować Panią/Pana o wprowadzanych zmianach.
8. Gemfin informuje, że dane nie będą wykorzystane w zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym w profilowaniu.
9. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa.